Fungsi
Utama Jabatan
Merencanakan, mengarahkan, mengontrol
serta mengevaluasi seluruh rangkaian aktivitas dibidang operasional baik yang
berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal yang dapat meningkatkan
profesionalisme BMT.
Tanggung Jawab
1. Terselenggaranya
pelayanan yang memuaskan (service excelent) kepada mitra/anggota BMT.
2. Terevaluasinya
dan terselesaikannya seluruh permasalahan yang ada dalam operasional BMT.
3. Terbitnya
laporan keuangan, laporan perkembangan pembiayaan, dan laporan mengenai
penghimpunan dana masyarakat secara lengkap, akurat dan sah, baik harian, bulanan
ataupun sesuai dengan periode yang dibutuhkan.
4. Terarsipkannya
seluruh dokumen-dokumen keuangan, dokumen lembaga, dokumen pembiayaan serta
dokumen penting lainnya.
5. Terarsipkannya
surat masuk dan keluar serta notulasi rapat manajemen dan rapat operasional.
6. Terselnggaranya
seluruh aktivitas rumah tangga BMT yang mendukung aktivitas BMT.
7. Terselenggaranya
absensi kehadiran karyawan dan dokumentasi hasil penilaian seluruh karyawan.
Tugas Pokok
1. Terselenggaranya
pelayanan yang memuaskan (service excelent) kepada mitra/anggota BMT.
a. Melakukan
pengawasan terhadap pekerjaan jasa mitra atas pelayanan yang diberikan kepada
mitra BMT.
b. Memberikan
masukan dan arahan pada hal-hal yang berkenaan dengan pelayanan untuk
meningkatkan kualitas pelayanan terhadap mitra.
c. Memperhatikan
masukan serta keluhan mitra atas pelayanan BMT dan membahasnya pada tingkat
rapat operasional untuk mendapatkan jalan keluar.
d. Menyelesaikan
sesegera mungkin apabila ada kasus yang berkaitan dengan mitra.
2. Terevaluasinya
dan terselesaikannya seluruh permasalahan yang ada dalam operasional BMT.
a. Mengadendakan
dan memimpin rapat operasional bulanan untuk membahas rencana kerja
operasional, target kerja dan evaluasi secara keseluruhan serta
permasalahan-permasalahan yang terjadi pada bagian operasional.
b. Mendokumentasikan
hasil rapat bulanan sebagai bahan rujukan atas aktivitas selanjutnaya.
c. Melakukan
kontrol terhadap kesepakatan dan keputusan yang diambil dalam rapat.
3. Terbitnya
laporan keuangan, laporan perkembangan pembiayaan, dan laporan mengenai
penghimpunan dana masyarakat secara lengkap, akurat dan sah, baik harian,
bulanan ataupun sesuai dengan periode yang dibutuhkan.
a. Memeriksa
laporan harian, bulanan dan mengesahkan (otorisasi)
b. Memeriksa
laporan mengenai perkembangan pimbiayaan, tingkat kelancaran pembiayaan, dan
laporan mengenai mitra-mitra yang bermasalah.
c. Membuat dan
mengirimkan laporan keuangan BMT atas persetujuan manajer kepada pihak-pihak
yang berkepentingan.
4. Terarsipkannya
seluruh dokumen-dokumen keuangan, dokumen lembaga, dokumen pembiayaan serta
dokumen penting lainnya.
a. Mengatur dan
mengawasi sistem pengarsipan seluruh bagian di operasional.
b. Menimpan
dokumen lembaga serta menjaga keamananya seperti : akte pendirian lembaga,
laporan-laporan pajak, Surat Keputusan, Berita Acara, Surat-surat perjanjian
kerjasama, dll.
c. Membuat
mekanisme/ sistem peminjaman untuk dokumen-dokumen berharga bila dibutuhkan.
d. Mengkaji sistem
pengarsipan yang telah ada dalam upaya penyempurnaan.
5. Terarsipkannya
surat masuk dan keluar serta notulasi rapat manajemen dan rapat operasional.
a. Memberikan
nomor surat keluar serta mengarsipkannya.
b. Menerima surat
masuk, dan memberkan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai
perihal isi surat.
c. Menunjuk salah
satu staff operasional untuk menjadi notulen dalam rapat manajemen ataupun
operasional.
d. Mendistribusikan
hasil rapat kepada pihak-pihak terkait.
e. Mengarsipkan
hasil notulen rapat sesuai dengan tempatnya.
6. Terselenggaranya
seluruh aktivitas rumah tangga BMT yang mendukung aktivitas BMT.
a. Melakukan
perencanaan anggaran rumah tangga BMT dan mengajukan kepada manajer/ Badan
Pengurus.
b. Melakukan
evaluasi, kontrol dan upaya-upaya penghematan apabila terjadi hal-hal yang
diluar kebiasaan (pembengkakan biaya operasional)
c. Melakukan
pengawasan atas pembayaran kewajiban setiap akhir bulan seperti pembayaran
rekening, pajak, dll.
7. Terselenggaranya
absensi kehadiran karyawan dan dokumentasi hasil penilaian seluruh karyawan.
a. Membuat absensi
setiap pergantian bulan.
b. Melakukan
kontrol (sebagai penyelia) atas absensi karyawan.
c. Membuat
rekapitulasi kehadiran karyawan, berkenaan dengan pengajuan gaji yang dibuat.
d. Membuat daftar
gaji dan mengajukan pada manajer untuk disetujui oleh Badan Pengurus.
e. Mendokumentasikan
seluruh arsip yang berkenaan dengan prestasi dan kondisi kerja karyawan kedalam
masing-masing map file karyawan.
f. Melakukan
rekapitulasi kondite karyawan pada setiap akhir semester dengan arsip pendukung
yang ada sebagai bahan evaluasi terhadap karyawan yang bersangkutan.
Wewenang
1. Mengeluarkan
biaya operasional rutin dalam batas wawanang.
2. Mengajukan
biaya operasional dan kebutuhan-kebutuhan lain yang dibutuhkan untuk mendukung
pekerjaan dibidang operasional kepada manajer untuk dipertimbangkan.
3. Menyetujui
pengeluaran kas untuk penarikan tabungan dalam batas wewenang.
4. Melakukan
kontrol terhadap kehadiran karyawan.
5. Memeriksa
seluruh laporan dalam bidang operasional.
6. Menegur
karyawan bidang operasional apabila bekerja tidak sesuai dengan perosedur yang
berlaku.
7. Menyetujui
pemotongan biaya administrasi tabungan untuk tabungan yang tidak bermutasi
selama 6 bulan atau sesuai dengan kebijakan BMT.
8. Meminta
pihak-pihak tertentu yang memegang tanggungjawab dana BMT (Uang Muka Biaya, TL,
Pinjaman lainnya) untuk cepat menyelesaikan, apabila waktu yang disepakati
sudah tiba.
9. Memberikan
masukan dan membantu bagian operasional lainnya yang memerlukan bantuan, dalam
kapasitasnya sebagai Kabag Operasional.
Hubungan Kerja
Persyaratan
Jabatan
1. Persyaratan
kemampuan
a. Pengetahuan
Manajemen
§ Menejemen Dana.
b. Keterampilan
Manajerial
§ Mengorganisir
bawahan.
§ Membangkitkan
semangat kerja bawahan.
§ Mampu
merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan
operasional.
§ Dapat melakukan
analisis suatu masalah dan mengambil keputusan.
c. Keterampilan
teknis
§ Teknik
menghitung uang cepat
§ Mengetahui
karakteristik uang palsu
§ Membuat,
membaca dan menanalisis laporan keuangan
§ Analisis Biaya
§ Komputer
§ Akuntansi
§ Komunikasi
d. Persyaratan
mental
1. Kejujuran
: Sangat Tinggi
2. Kewibawaan
: Sedang
3. Disiplin
: Sangat Tinggi
4. Loyalitas
: Sangat Tinggi
5. Inisiatif
: Sangat Tinggi
6. Objektivitas
: Sangat Tinggi
7. Ketelitian
: Sangat Tinggi
8. Daya
Konsentrasi : Tinggi
9. Daya
Adaptasi
: Tinggi
10. Kreativitas
: Tinggi
e. Persyaratan
fisik
Sehat secara
umum
Sumber :
Berbagai Sumber Bacaan
0 komentar:
Posting Komentar